Komunikacja klient-księgowy – księgowość outsourcing (18/05/2015)

Klienci i księgowi widzą pewne zagadnienia odmiennie. Cel klienta to sukces biznesowy mierzony coraz lepszymi wynikami finansowymi firmy i jej pozycją na rynku (wzrostem sprzedaży). Przedsiębiorca patrzy szeroko i daleko, bierze pod uwagę kontekst gospodarczy, aktualną sytuację rynkową. Księgowość to „coś” co musi być – najczęściej mało ważne z punktu widzenia biznesu, ale niestety konieczne.

 

 

Dla specjalistów ds. finansów spółek księgowanie jest celem samym w sobie, to  jest ich praca, którą muszą wykonać terminowo i bezbłędnie. Strategiczne dążenia menedżerów nie są co do zasady uwzględniane. Chociaż odpowiednie księgowanie, przy których brane są pod uwagę cele zarządu bywa bardzo ważne, bo od prezentacji wyników finansowych zależy np. czy firma otrzyma kredyt inwestycyjny na dalszy rozwój, czy nie. Rytm pracy działów księgowych wyznaczają przepisy, nieprzekraczalne terminy, aktualne i przyszłe kontrole oraz widmo konsekwencji związanych z niedotrzymaniem ww. obowiązków czy ewentualnymi błędami.

 

Poniżej zebraliśmy dwa punkty widzenia tej samej sprawy przez księgowych i Klientów . Każdą pozycję opatrzyliśmy komentarzem i wskazówkami. 

 

Opinie księgowych Opinie klientów Nasze rozwiązania
Klienci dostarczają dokumenty w ostatniej chwili i oczekują, że od ręki otrzymają kwoty zobowiązań podatkowych do zapłacenia. Księgowi zawsze upominają się o jak najszybsze dostarczenie dokumentów. Ta kwestia często jest niezależne od klientów – nierzadko to ich kontrahenci spóźniają się z przesyłaniem faktur. Zdarza się, że dokumenty są dostarczone stosunkowo wcześnie, a informacja zwrotna od księgowego przychodzi i tak na ostatnią chwilę.   Jedno z rozwiązań to dostarczania dokumentów w wersji elektronicznej (np. drogą mailową lub poprzez dedykowane programy on-line), nie ma obowiązku księgowania na podstawie papierowych oryginałów.  To znacznie przyspiesza proces księgowania, a dokumenty można przesyłać na bieżąco.
 Klienci dzwonią w krytycznych terminach 20 czy 25 danego miesiąca, a są to deadline płacenia podatków
(PIT i VAT).
 Nie z każdą sprawą można czekać, aż kilka dnia. Jeżeli księgowy naprawdę nie może odebrać telefonu lub odpisać na e-mail, to ważne, by określił, kiedy będzie mógł zająć się sprawą.  Jeżeli kontakt z księgowym jest utrudniony,  osobą kontaktową w naszej firmie jest dedykowany doradca , który zawsze jest do dyspozycji klienta.
 Klienci nie opisują właściwie dokumentów (a najczęściej wcale), a potem mają pretensje, że dany wydatek nie został zaliczony w koszty prowadzonej działalności  Księgowi każą opisywać fakturę, z której jasno wynika co zostało zakupione. Najgorzej, jeśli są to koszty powtarzalne.  Opisywanie dokumentów jest ważne z kilku powodów: Pod kątem ewentualnej kontroli z US – nie trzeba zastanawiać się czemu dana pozycja została zaliczona w koszty. W przypadku księgowania „pod projekty”, bardzo ważne jest, by księgowy wiedział na jakie konto zaksięgować koszt.
 Klienci oczekują od nas odpowiedzi na wszelkie nurtujące ich pytania od ręki i uznają to za standard.  Księgowi każdą kwestię chcą bardzo długo analizować i sprawdzać.  W ramach swoich kompetencji nasi profesjonalni księgowi udzielają odpowiedzi “od ręki” lub ustalają z klientem realny, zadowalający termin.
Klienci nie informują nas o istotnych z punktu widzenia księgowego (podatkowego) planach i potem tracimy czas na odkręcanie prostych kwestii, które przez brak wcześniejszej informacji zrobiły się skomplikowane. Ciężko przewidzieć, jakie działania związane z prowadzeniem firmy będą miały istotne skutki podatkowe. Istotne transakcje warto skonsultować z księgowym lub opiekunem klienta. Nawet np. sprzedaż pojazdu, niedawno wprowadzonego do środków trwałych firmy, skutkować będzie koniecznością naliczenia podatku VAT od całej ceny sprzedaży (a przy zakupie odliczone zostało tylko 50% podatku VAT).
 Klienci oczekują od nas skomplikowanych raportów i analiz.  Skoro klient musi dokładnie opisywać dostarczane dokumenty i szczegółowo informować o wielu zdarzeniach w firmie, warto wykorzystać to do dodatkowego analizowania sytuacji i przyszłości firmy.  Klienci mogą od nas oczekiwać dodatkowych usług i nie zawsze mają świadomość, gdzie kończą się kompetencje księgowego, a zaczynają kontrolera czy nawet dyrektora finansowego. To rolą biura księgowego jest, aby poinformować klienta, jak możemy zaspokoić jego potrzeby i czy jest to związane z dodatkowym wynagrodzeniem, czy mieści się w zawartej wcześniej umowie.
 Klienci oczekują od księgowych inicjatywy w zakresie obniżania podatków zapominając, że do obowiązków księgowego należy zgodne z prawem księgowanie dostarczonych dokumentów.   Dla klienta bardzo ważne jest, by księgowy informował go i przypominał o kosztach, które obniżą podatki w firmie. Tu doskonale sprawdza się rola doradcy klienta. Bardzo ważne jest odpowiednie zbadanie indywidualnej sytuacji klienta już na początku współpracy.

Podsumowując powyższe i biorąc pod uwagę nasze  wieloletnie doświadczenie w świadczeniu usług księgowych dla przedsiębiorców zauważyliśmy, że zarówno Klienci, jak i księgowi potrzebują osoby, która będzie „reprezentować ich interesy” w kontakcie z  drugą stroną. W naszych strukturach funkcję tę spełniają wspomniani wyżej doradcy klienta. Są to osoby z interdyscyplinarną wiedzą rynkową i biznesową, z ponadprzeciętnymi zdolnościami interpersonalnymi i obowiązkowym wysokim poziomem empatii. Funkcjonując w strukturach firmy księgowej potrafią niezwykle usprawnić komunikację między klientem i księgowym.

 

Jeżeli  szukają Państwo biura rachunkowego, które wypracowało efektywne metody komunikacji, ma sprawdzony zespół fachowców, dbających o najwyższą jakość pracy  oraz bazuje na najnowszych rozwiązaniach IT zapraszamy do kontaktu. Chętnie przygotujemy spersonalizowaną wycenę oraz osobiście opowiemy o naszych metodach pracy.