Zdarzają się transakcje pomiędzy podmiotami powiązanymi, które w ocenie ustawodawcy służą jedynie do zmniejszenie opodatkowania. W związku z tym wprowadzono rozwiązanie, mające zdaniem ustawodawcy, „ukrócić” ten proceder. W Ustawie o podatku dochodowym pojawiły się zapisy, mówiące m.in. o tym, że zakup pewnej grupy usług od podmiotów powiązanych po przekroczeniu zdefiniowanego progu, przestaje być kosztem uzyskania przychodu.

Usługi wrażliwe

Usługi o których mowa (nazwijmy je „wrażliwe”) to (zgodnie z art. 15e Ustawy):

1) usługi doradcze, badania rynku, usługi reklamowe, zarządzania i kontroli, przetwarzania danych, ubezpieczeń, gwarancji i poręczeń oraz świadczenia o podobnym charakterze,

2) wszelkiego rodzaju opłaty i należności za korzystanie lub prawo do korzystania z praw lub wartości, o których mowa w art. 16b ust. 1 pkt 4–7 [1],

3) przeniesienia ryzyka niewypłacalności dłużnika z tytułu pożyczek, innych niż udzielonych przez banki i spółdzielcze kasy oszczędnościowo-kredytowe, w tym w ramach zobowiązań wynikających z pochodnych instrumentów finansowych oraz świadczeń o podobnym charakterze.

Podmiot powiązany

Definicja podmiotu powiązanego do celów analizy powyższych kosztów jest bardzo szeroka. Praktycznie jest to każdy podmiot lub osoba, który albo posiada udziały/akcje w innym podmiocie lub, gdy posiada wpływ bezpośredni lub pośredni na zarządzanie tym podmiotem. Dokładna definicja podmiotu powiązanego, zgodnie z art. 11 Ustawy o podatku dochodowym to:

1) osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, mająca miejsce zamieszkania, siedzibę lub zarząd na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zwana dalej „podmiotem krajowym”, bierze udział bezpośrednio lub pośrednio w zarządzaniu przedsiębiorstwem położonym poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej lub w jego kontroli albo posiada udział w kapitale tego przedsiębiorstwa, albo

2) osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, mająca miejsce zamieszkania, siedzibę lub zarząd poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zwana dalej „podmiotem zagranicznym”, bierze udział bezpośrednio lub pośrednio w zarządzaniu podmiotem krajowym lub w jego kontroli albo posiada udział w kapitale tego podmiotu krajowego, albo

3) ta sama osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej równocześnie bezpośrednio lub pośrednio bierze udział w zarządzaniu podmiotem krajowym i podmiotem zagranicznym lub w ich kontroli, albo posiada udział w kapitale tych podmiotów.

Zakup usług wrażliwych

W sytuacji, kiedy podmiot dokonuje zakupów od podmiotów powiązanych usług tzw. wrażliwych, należy dokonać sprawdzenia, czy wartość tych zakupów nie przewyższa 5% tzw. EBITDA. Jeżeli przekracza, wówczas, ta część kosztów zakupy tychże usłuig, która przekracza kwotę 3 mln zł, nie może zostać uznana za koszt uzyskania przychodu z punktu widzenia podatku dochodowego.

Jako EBITDA przyjmuje się co do zasady sumę wszystkich przychodów za wyjątkiem przychodów z odsetek, pomniejszoną o sumę wszystkich kosztów, za wyjątkiem odsetek i odpisów amortyzacyjnych.

Transakcje powiązane a outsourcing usług księgowych

W związku z powyższym pojawia się istotny problem organizacyjny dla firm, które nabywają lub kiedyś mogą nabywać usługi od podmiotów spełniających ustawową definicję powiązania. Problem ten jest jeszcze bardziej istotny w przypadku outsourcingu księgowości do innych podmiotów. Pojawia się pytanie: skąd księgowy ma wiedzieć czy dana transakcja dotyczy podmiotu powiązanego? W szczególności sformułowanie ustawowe „… osoba bierze udział bezpośrednio lub pośrednio w zarządzaniu..” może być problemem dla księgowego.

O ile jeszcze księgowy ma dostęp do informacji na temat tego, kto jest udziałowcem firmy której prowadzi księgowość, o tyle już nie ma dostępu do informacji na temat, czy osoby pośrednio zaangażowane w zarządzanie tym podmiotem ,nie mają jednocześnie udziałów lub wpływu na podmioty, od których kupowane są usługi wrażliwe.

Po drugie, nie zawsze opis na fakturze pozwala jednoznacznie zidentyfikować, czy dany zakup spełnia definicje ustawową „usługi wrażliwej” czy nie. Często bowiem na fakturze widnieje opis np. „zgodnie z umową”. Dlatego bardzo istotne jest, aby wprowadzić odpowiednie procedury organizacyjne i przeprowadzić szkolenia wśród personelu odpowiedzialnego za nadzór nad transakcjami z podmiotami powiązanymi tak, aby one mogły w odpowiedni sposób informować księgowych o tym, że dana transakcja jest transakcją z podmiotem powiązanym i dotyczy usług wylistowanych w artykule 15e Ustawy.

[1] autorskie lub pokrewne prawa majątkowe, licencje, prawa określone w ustawie )z dnia 30 czerwca 2000 r. – Prawo własności przemysłowej), wartość stanowiącą równowartość uzyskanych informacji związanych z wiedzą w dziedzinie przemysłowej, handlowej, naukowej lub organizacyjnej (know-how) (…) o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok

Przykład liczbowy dla 3 firm