Obniżanie kosztów zewnętrznej księgowości – pełna księgowość (05/03/2015)

Dzięki prostym zabiegom można zoptymalizować koszty obsługi księgowej w outsourcingu. Oto, kilka prostych przykładów, które powinny zainspirować menedżerów do przyjrzenia się wynagrodzeniu za usługi księgowe.

 

 Bardzo ważna jest możliwość płacenia za faktycznie wykonaną przez biuro księgowe pracę. W naszej praktyce rynkowej zauważyliśmy, że w dłuższej perspektywie ryczałty nie są korzystne dla klientów. Nasz Klient płaci tylko za to, ile czasu, w danym miesiącu, poświęcamy na obsługę jego firmy.

 

Zbiorcze ewidencjonowanie sprzedaży i integracja kosztów zakupowych

Przepisy o rachunkowości umożliwiają księgowanie sprzedaży jednym dokumentem. Daje to możliwość znaczącego zmniejszenia liczby księgowanych dokumentów, ponieważ można np.:
a.    ewidencjonować sprzedaż na podstawie zbiorczego zestawienia (jeden dokument zamiast np. 50 poszczególnych faktur sprzedaży)
b.    księgować miesięczny raport sprzedaży z kasy fiskalnej zamiast 30 poszczególnych dobowych raportów.

Jest jeden minus tego rozwiązania – jeżeli zaksięgujemy faktury zbiorczo, nie będziemy mogli później “wyciągnąć” z systemu księgowego szczegółowych informacji o konkretnej fakturze. Jeśli będziemy chcieli uzyskać raport dotyczący sprzedaży, on również  będzie zawierał zbiorcze dane.

 

Dokumenty kosztowe nie mogą być ewidencjonowane zbiorczo – każda otrzymana faktura jest księgowana oddzielnie. Można jednak starać zmniejszyć liczbę dokumentów kosztowych poprzez integrację ponoszonych w danym miesiącu kosztów na jednej fakturze zbiorczej. Np. niektóre sieci stacji benzynowych oferują klientom korporacyjnym karty i faktura zbiorcza obejmuje tankowania wszystkich pojazdów firmowych za dany okres rozliczeniowy.

 

Powyższe rozwiązania są istotne, jeżeli nasze wynagrodzenie dla biura księgowego jest uzależnione od liczby księgowanych dokumentów lub z powodu ich dużej liczby przekraczamy kolejne progi w cenniku.

 

Integracja systemów

Dzięki integracji systemu finansowo-księgowego z systemem bankowym czy magazynowym możliwe jest importowanie (oraz eksportowanie danych), co pozwala na unikanie konieczności ręcznego księgowania,

 

Automatyzacje procesów księgowania (rozwiązania IT)

Dowiedzmy się, czy nasze biuro rachunkowe wykorzystuje automatyzacje i nowoczesne programy IT w procesie księgowania. Jeżeli tak, należy sprawdzić, czy jest możliwe uruchomienie takich rozwiązań dla naszej firmy. Implementacja np. skanowania dokumentów połączonego z ich automatycznym księgowaniem czy wykorzystywanie systemu obiegu dokumentów workflow, najczęściej znacznie skracają czas potrzebny na obsługę księgową danej firmy. Pozwala to na obniżenie przez biuro księgowe ceny dla klienta za swoje usługi (głównie dlatego, że w takiej sytuacji są one mniej czasochłonne.

 

Dodatkowo procesy zautomatyzowane mogą być obsługiwane przez niżej kwalifikowanych specjalistów – osoby z mniejszym doświadczeniem, a co się z tym wiąże niżej wynagradzane. Menedżer działu księgowości spółek spełnia wtedy głownie funkcje kontrolne i konsultacyjne. To również powinno wpływać na nasze wynagrodzenie za outsourcing procesów księgowych.

 

Poproś o ofertę

Jeżeli chcą Państwo dowiedzieć się więcej, jak zoptymalizować koszty obsługi księgowej Państwa firmy zapraszamy do kontaktu z nami.Powyżej zaprezentowaliśmy tylko proste przykłady. Kalkulując wynagrodzenie dla klientów bierzemy pod uwagę również  inne czynniki, które mogą wpływać na obniżenie kosztów obsługi księgowej, związane np. z branżą w jakiej działa klient czy rodzajem prowadzonej działalności biznesowej.