Obniżanie kosztów dzięki outsourcingowi wybranych funkcji działu księgowego

Obecnie prawie wszystkie firmy szukają oszczędności i myślą o obniżaniu kosztów.  W pierwszej kolejności właściciele firm starają się zmniejszyć koszty nie związane bezpośrednio z podstawową działalnością, czyli koszty administracyjne. Jednym z takich kosztów jest oczywiście koszt księgowości.  

 
Wielu przedsiębiorców rozważa powierzenie prowadzenia ksiąg swojej spółki firmie zewnętrznej, czyli do tzw. biura rachunkowego (biura księgowego).  Biura rachunkowe działając na coraz bardziej konkurencyjnym rynku starają się pozyskiwać klientów obniżając ceny. Nie chcą jednak działać poniżej swoich kosztów. Powierzają więc prowadzenie ksiąg coraz tańszym pracownikom, co niestety w bardzo wielu przypadkach oznacza, że również mniej doświadczonym oraz gorzej wykwalifikowanym. Szukając firmy, której powierzymy prowadzenie księgowości w outsourcingu warto zapytać, w jaki sposób będziemy obsługiwani. Są biura działające w sposób tradycyjny, gdzie firma wysyła dokumenty księgowemu, ten zaś je wprowadza do systemu księgowego, sporządza niezbędne deklaracje i przesyła je do właściwych urzędów. Większość czynności odbywa się wciąż ręcznie, przez co księgowi mają mało czasu na pracę merytoryczną, pogłębianie swojej wiedzy i w wyniku tego częściej popełniają błędy lub nie dotrzymują terminów.

 

Stres powoduje, że księgowi często stają się podobni do urzędników i traktują swoich klientów podobnie, jak urzędy swoich petentów. Mamy więc sytuację, kiedy za niską cenę kupujemy niską jakość usług.
CDB dzięki wykorzystaniu najnowszych technologii znacznie usprawniło współpracę ze swoimi klientami. Dzięki temu procesy i procedury związane z  obsługą księgową działają efektywniej. To pozwala na obniżanie kosztu obsługi dla klienta,  przy jednoczesnym oszczędzaniu czasu na zagadnienia merytoryczne, aktualizowanie wiedzy, doradzanie klientom, czy sprawną komunikację. Współpraca z firmami, które wykorzystują nowoczesne rozwiązania IT w zarządzaniu finansami niesie wiele innych korzyści takich, jak np.:

  • brak konieczności przesyłania dokumentów papierowych,
  • uporządkowana korespondencja z biurem rachunkowym,
  • korzystanie z elektronicznego obiegu dokumentów,
  • dostęp on-line do zeskanowanych dokumentów, raportów i potrzebnych informacji.

Zalety księgowości w outsourcingu
Łatwiej także zarządzać zadaniami, które klient zleca zewnętrznemu księgowemu (np. przygotowanie przelewu), jak również zadaniami, które księgowy przekazuje klientowi (np. akceptacja deklaracji, przelewu, czy podpisanie dokumentu). Firmy księgowe, które są aktywne w zakresie automatyzacji i w każdym roku wdrażają kilka nowych rozwiązań, pokazują, że ciągłe obniżanie kosztów obsługi księgowej przy jednoczesnym podnoszeniu jakości obsługi staje się realne.
Powierzenie ksiąg rachunkowych zewnętrznej firmie jest możliwe w każdej sytuacji, jednak wielu przedsiębiorców podejmuje decyzję, że mimo wszystko woli mieć księgowego „pod ręką”, czyli wewnątrz firmy. Większe firmy wymagają oczywiście posiadania całych działów księgowych, co generuje znaczne koszty ich utrzymania (wynagrodzenia, składki ZUS, powierzchnia, szkolenia, prenumeraty publikacji fachowych, zarządzanie). Dla takich firm rozwiązania automatyzujące pracę księgowych wewnątrz firmy również są dostępne. Bardzo często poprzez dobrze zaplanowaną restrukturyzację w ww. zakresie udaje sie uzyskać znaczne obniżenie kosztów księgowości wewnętrznej. Firmy doradcze specjalizujące się w przeprowadzaniu takiej restrukturyzacji są w stanie wesprzeć właściciela czy zarząd firmy w jej przeprowadzeniu. Po analizie i zarekomendowaniu rozwiązań automatyzujących pracę poprzez np. importowanie dokumentów do systemu księgowego czy poprzez elektroniczny obieg dokumentów, firmy doradcze pomagają wdrożyć zmiany w organizacji, związane m.in. z  podziałem obowiązków czy wyeliminowaniem zbędnych zadań. Dzięki automatyzacji znaczącej części czynności księgowych firmy zyskują oprócz obniżenia kosztów, również przyspieszenie dostępu do informacji niezbędnej do zarządzania i podejmowania ważnych decyzji.

 

Efektywny nadzór księgowy
Łącząc model współpracy polegający na całkowitym przekazaniu księgowości zewnętrznej firmie z modelem posiadania księgowego wewnątrz firmy, można wypracować również model korzystający z zalet obu tych rozwiązań. Zachowując personel księgowy wewnątrz firmy i powierzając mu codzienne,  powtarzające się obowiązki, które chcemy, aby były wykonywane szybko, wręcz „od ręki” (np. rozliczanie płatności w celu codziennego monitorowania zapłat za faktury) możemy jednocześnie skorzystać z usługi nadzoru księgowego. Usługa ta coraz częściej jest nazywana outsourcingiem głównego księgowego i świadczona jest przez dobre firmy księgowe lub doradcze, które posiadają wielu doświadczonych i dobrze wykwalifikowanych głównych księgowych. Taki model współpracy połączony dodatkowo z automatyzacją wdrożoną wewnątrz firmy również przynosi wymierne korzyści poprzez obniżenie kosztów księgowości. Ludzie pracujący wewnątrz firmy są równomiernie „obłożeni” codzienną pracą, zaś ekspert w osobie głównego księgowego sprawuje nadzór merytoryczny nad całością księgowości firmy i służy swoją wiedzą wtedy, kiedy tylko zajdzie taka potrzeba. Rzadko wiedza dobrych księgowych wykorzystywana jest w całości w jednej firmie. Oznacza to, że przedsiębiorcy znacznie przepłacają za posiadanie takiej osoby wyłącznie dla siebie.

 

 

 

Jeżeli zainteresował Państwa zamieszczony artykuł i potrzebują Państwo wsparcia w powyższym zakresie w swojej Firmie, zapraszamy do bezpośredniego kontaktu z nami pod numerem 22 460 85 50 lub wypełniając  formularz, dostępny po kliknięciu poniższego guzika “Zapytaj eksperta”.

 

 

 

Materiał opracowany przez zespół Księgowość outsourcing i opublikowany w mediach przez CDB. Teksty naszych ekspertów ukazały się m.in. w: